很多企业报销电子发票的做法是：打印一张纸、贴上、装订。这在会计上能走通，但在档案合规上是缺失的——只保存纸质打印件，不保存电子原件，不符合电子会计档案管理要求。
核心判断
- 结论单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。
- 依据财会〔2020〕6 号规定，单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。
- 边界需符合 79 号令条件
一、规则落点
财会〔2020〕6 号规定，单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。
该文件规定，电子会计凭证包括电子发票、电子客票行程单、电子海关专用缴款书、财政电子票据等，其法律效力与纸质会计凭证相同。
《会计档案管理办法》规定，会计档案的保管期限分为永久、定期两类，定期保管期限一般分为 10 年和 30 年。会计凭证、会计账簿（总账、明细账、日记账）保管期限为 30 年，月度、季度财务报告保管期限为 10 年，年度财务报告永久保管。
财政部、国家档案局令第 79 号规定，单位从外部接收的电子会计资料，符合规定的，可以仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案，无需再以纸质形式保存。
电子会计档案的保管应符合防篡改、防丢失、可读性要求，保存介质应定期检测与迁移，确保在保管期限内可正常读取。
二、两种对立的理由
一种说法是：打印出来贴上就是凭证。理由是，纸质件能看能查，和以前一样。
另一种说法是：必须同时存电子原件。理由是，只存打印件不符合电子会计档案要求。
分歧的落点：纸质打印件与电子原件的关系是「副本与正本」。打印件可作为入账依据，但原始数据在电子文件里，包括发票号码、开票时间、电子签名。只存打印件，一旦需要验证真伪或应对稽查，无法提供原始载体，属于档案不完整。
三、判断的量化门槛
| 判断项 | 标准 |
|---|---|
| 会计凭证保管期 | 30 年 |
| 会计账簿 | 30 年 |
| 月度季度报告 | 10 年 |
| 年度财务报告 | 永久 |
| 电子原件 | 必须同时保存 |
| 归档要求 | 防篡改、可读 |
四、什么情况下答案会变
- 只用电子形式归档：需符合 79 号令条件
- 纸质打印件入账：必须同时存电子件
- 数电票：以电子形式归档最佳
- 介质老化：定期检测迁移
- 保管期满销毁：需履行审批程序
五、案例：争点如何被确定：稽查要查原始电子文件，只找到一摞打印件
事实：某公司三年间所有电子发票均打印后装订成册，未保存电子原件。税务稽查要求提供某笔 80 万元费用的电子发票原件以核验开票信息，企业只能提供打印件，无法提供 PDF 或 OFD 文件。
争点：仅保存电子发票的纸质打印件，是否符合会计档案管理要求？
裁判逻辑：依据财会〔2020〕6 号，以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存该电子会计凭证。企业仅存打印件，档案不完整。经核查，相关发票在税务系统中状态正常，业务真实，未作调整；但企业被要求限期整改，建立电子会计档案管理系统。
启示：电子发票的「原件」是那个文件，不是那张纸。纸只是副本，副本丢了可以重打，原件丢了就再也找不回来。
六、把判断变成流程
- 建立电子会计档案目录，按年度、月份分类存储
- 报销时同时收集 PDF 或 OFD 原件与打印件
- 文件名统一规范，包含开票日期、金额、发票号码
- 定期备份，采用异质介质保存
- 按保管期限管理，到期销毁履行审批程序
- 确保电子档案可检索、可读取、防篡改
七、风险清单
- 只存打印件：档案不完整
- 文件命名混乱：无法检索
- 单一介质存储：数据丢失风险
- 到期未按规定销毁：档案管理不合规
常见追问
电子发票要打印几份？
按内部管理需要打印，一般一份用于报销入账。打印份数不影响电子原件的保存义务。
可以用手机截图代替原件吗？
不建议。截图不是原始电子凭证，无法验证电子签名，应保存开具方提供的 PDF 或 OFD 文件。
电子档案需要纸质备份吗？
符合 79 号令条件的可仅以电子形式归档，无需纸质备份，但必须保证可读性与安全性。
声明：本文基于公开政策文件与实务经验整理，仅供专业交流参考，不构成正式税务或法律意见。具体事项请结合企业实际情况，并以主管机关口径为准。引用条文请以官方发布文本为准；转载本文请保留作者、出处与原文链接。
